مشکلات را نمی توان در نظام فکری که آن ها را ایجاد کرده است، حل کرد.

                                                                              آلبرت انیشتین

تعریف سازمان

سازمان را می‌توان مجموعه ای از افراد دانست که برای رسیدن به اهدافی، گرد هم جمع شده‌اند و در حال حرکت به سمت آن اهداف هستند. سازمان‌ها معمولا دارای ماموریت‌ها، رسالت‌ها، ارزش‌ها و راهبردهایی هستند. ماموریت و رسالتی که هر سازمان برای خود تعریف می‌کند، نشان‌دهنده‌ی جایگاهی است که باید به آن رسید و همه‌ی اعضا باید در راستای آن فعالیت کنند. ارزش‌ها و باورها، بخش مهم دیگری از ساختار یک سازمان بوده و شامل اصولی هستند که اعضا به آن اعتقاد دارند یا حداقل ادعا می کنند بخشی از باورهایشان است. راهبردها هم، برنامه‌ریزی‌های میان و بلند‌‌مدت سازمان برای نیل به اهدافش است.

تعریف فرهنگ

فرهنگ، رفتا‌رهای اجتماعی و هنجارهای پذیرفته شده در اجتماعات انسانی است. انسان‌ها طی فرایند اجتماعی شدن، فرهنگ را در جامعه می‌آموزند. هنجار، رفتاری است که در اجتماع مورد قبول بوده و از افراد انتظار می‌رود طبق آن رفتار کنند.

فرهنگ سازمانی چیست؟

فرهنگ سازمانی بیانگر انتظارات، تجربیات و ارزش‌هایی است که ارتباطات درونی و بیرونی سازمان را شکل می‌دهند. فرهنگ سازمانی، قوانین نانوشته‌ای است که رفتار افراد یک سازمان با یکدیگر، با مشتریان و دیگر ذی‌نفعان را تعریف می‌کند. سازمان‌ها ممکن است در تعریف رسالت و ارزش‌های خود، ادعاهایی را عنوان کنند، ولی آنچه در واقعیت تحقق پیدا می‌کند، همان چیزی است که در فرهنگ سازمانی‌شان قابل مشاهده است.

فرهنگ، راهبرد را به عنوان صبحانه خواهد بلعید!

جمله‌ی بالا از پیتر دراکر، نظریه‌پرداز معروف حوزه‌ی مدیریت نقل شده است. آنچه از این جمله می‌توان فهمید این است که، سازمان‌ها هرچه تلاش کنند در برنامه‌ریزی‌های خود موفق عمل کرده و راهبردهای دقیقی تعریف کنند، تا وقتی که فرهنگ سازمانی‌شان، با راهبردهای‌شان سازگاری نداشته باشد، راه به جایی نخواهند برد. در واقع، فرهنگ سازمانی غلط، مانند نوعی ترمز دستی، مانع پیشرفت یک سازمان خواهد بود.

نشانه‌های وجود فرهنگ سازمانی غلط و ناسالم

سرمایه گذاری ناکافی روی افراد

• وقتی فردی عضو یک سازمان می‌شود، وارد نوعی معامله شده است که در قبال کاری که انجام می‌دهد، چیزی به دست خواهد آورد. هنگامی که افراد حس کنند، فعالیت‌هایشان به میزان کافی از طرف سازمان جبران نمی‌شود، رفتاری منفعل و تهاجمی از خود نشان می‌دهند و این می‌تواند کیفیت کار را با خطر جدی مواجه کند. انسان‌ها، مهم ترین دارایی یک سازمان هستند و اگر سازمان، از آنها حمایت کافی نکند، آسیب‌پذیر خواهد شد.

مسئولیت پذیری پایین

• در یک سازمان، همه باید پاسخ‌گوی اقدامات و رفتارهایشان باشند. اگر این تفکر در محیط کاری حاکم شود که می توان از زیر بار مسئولیت شانه خالی کرد و عواقبی وجود نخواهد داشت، فرآیند گزارش‌دهی مستمر، معنی خود را از دست می‌دهد و افراد، اهمیتی به کیفیت عملکرد خود نخواهند داد.

عدم وجود برابری، تنوع و تحمل

• اعضای یک سازمان باید از حقوقی برابر برخوردار باشند و باید به شکلی یکسان با آنها برخورد شود. همچنین، تا حد امکان، باید از افراد با پیش زمینه‌های متنوع استفاده شود و به تفاوت‌های یکدیگر احترام گذاشت. این می‌تواند به افزایش قدرت تحمل کارکنان کمک به سزایی کند. بنابراین، فارغ از هرگونه تفاوت، به افراد باید به عنوان سرمایه‌هایی ارزشمند نگریست و آنها را به طور برابر مورد توجه قرار داد.

وجود فشار کاری بالا

• گاهی سازمان‌ها، اخلاق و ارزش‌ها را فدای منفعت خود می‌کنند. هدف گذاری غیرعقلانی و تلاش برای افزایش درآمد بیش از حد، می‌تواند کارکنان را تحت فشار قرار داده و موجب نارضایتی و ناکارآمدی شود. سازمان‌های موفق، همواره کارکنان‌شان را به لحاظ وضعیت روانی و جسمی مورد ارزیابی قرار داده و سعی می‌کنند بهترین شرایط را برای آن‌ها فراهم کنند.

ارتباطات پایین میان افراد

• وجود ارتباط محدود میان اعضای یک سازمان می‌تواند منجر به شکل‌گیری محیطی غیر‌‌‌دوستانه و ناسالم شود. همچنین وجود شایعات زیاد در محیط کاری، می تواند آزاردهنده باشد. عدم وجود ارتباطی موثر و گرم میان افراد سازمان، در نهایت نتایج زیان‌باری برای همه‌ی اعضا به بار خواهد آورد.

عادات غلط

• همانطور که در تعریف فرهنگ آورده شد، اشخاص، فرهنگ را در جامعه و از یکدیگر می آموزند. به همین دلیل، عادت‌های غلطی که در یک سازمان مورد قبول واقع شوند، تبدیل به هنجار خواهند شد. به عنوان مثال دیر آمدن سرکار، رعایت نکردن نظافت، نداشتن اهتمام لازم در کار و غیره از جمله عادات غلط هستند.

چطور می توان فرهنگ سازمانی را ارتقا داد؟

افزایش ارتباطات چهره به چهره

• ارتباطات درونی و بیرونی یک سازمان هرچه بیشتر به سمت ارتباط چهره به چهره پیش رود، سوء‌تفاهمات به حداقل خواهند رسید. در ارتباط متنی و تماس تلفنی، به دلیل اینکه شاید لحن و قصد طرفین نامفهوم باشد، احتمال سوء برداشت بالاست.

افزایش جلسات درون سازمانی

• جلسات و رویدادهای عمومی در سازمان، علاوه بر اینکه حس همبستگی را ارتقا می‌دهد، می تواند از بسیاری از سردرگمی ها جلوگیری کند.

جشن گرفتن برای پیروزی های کوچک

• جشن گرفتن برای موفقیت‌های کوچکی که سازمان در مسیر رسیدن به اهداف کلان خود به دست می‌آورد و تقدیر از تلاش های اعضا، می تواند به طور چشمگیری در افزایش روحیه و انگیزه‌ی کارکنان موثر باشد.

گرفتن بازخورد منظم

• در محیطی که کارکنان حس کنند صدای آن‌ها شنیده می‌شود و نظراتشان اهمیت دارد، هم افزایی بیشتر شده و ایده‌های جدید تولید می شود. همچنین، دادن بازخورد از سمت مدیریت نیز می‌تواند به اعضای مجموعه در انجام هرچه بهتر وظایف خود کمک کند.

افزایش تحقیق، توسعه و یادگیری

• تجربه نشان داده است، سازمان‌هایی که بودجه‌ی بالاتری برای تحقیق و یادگیری صرف می‌کنند، درآمد بالاتری دارند. فراهم کردن شرایطی که کارکنان را قادر سازد خود را همواره به روز کنند، از پراهمیت‌ترین نکات توسعه‌ی انسانی است. 

افزایش شفافیت

• شفافیت بالا در محیط کاری به افزایش اعتماد عمومی منجر می‌شود. در میان گذاشتن چالش‌های پیش روی سازمان و همچنین دستاوردهای کسب شده با اعضای مجموعه، قطعا روحیه‌ی کار تیمی و انگیزه را ارتقا می‌دهد.

استخدام زنان بیشتر

• تحقیقات نشان می‌دهد که وجود تعداد بالایی از زنان در محیط کار، باعث ایجاد حس امنیت و اعتماد می‌شود. داشتن تعادل جنسیتی در سازمان و همچنین عدم وجود تبعیض، از نکات مهم فرهنگ سالم سازمانی است.

تغییر دکوراسیون و ظاهر محیط کار

• ظاهر محیط، می‌تواند تاثیر زیادی بر فرهنگ سازمانی داشته باشد. محیط‌های با ظاهر متفاوت، دارای فرهنگ ها و هنجارهای گوناگون هستند. به عنوان مثال، افزودن گل و گیاه به محیط یا تغییر محل کار افراد به طور دوره‌ای، در متنوع کردن فضا و افزایش عملکرد موثر است.

تشویق به متمرکز کار کردن

• گرچه برخی معتقدند که انجام چند کار در یک زمان به افزایش عملکرد کمک می‌کند، اما این مسئله می‌تواند باعث کاهش تمرکز و به هم ریختن نظم فکری افراد شود. کارکنان بهتر است در هر زمان، روی یک کار متمرکز باشند و پس از اتمام آن، سراغ کار بعدی بروند. البته از اولویت‌بندی کارها هم نباید غافل شد.

فراهم کردن شرایط محیطی مناسب

• این شرایط می‌توانند شامل وجود نور کافی در محیط، تهویه مطبوع، وجود سکوت جهت تمرکز، بهره‌گیری از تجهیزات به روز و دیگر عوامل محیطی ضروری برای بازدهی فردی مطلوب باشند.

توجه به سلامت فردی

• بدون شک، سلامت فردی، کارایی کارکنان را تحت تاثیر قرار می‌دهد. داشتن تغذیه مناسب، خواب کافی، دوری از استرس و همچنین ورزش منظم، در بهبود کیفیت زندگی و کار کارکنان موثر است. علاوه بر این، در محل کار، نوشیدن آب کافی، صرف میان وعده‌های مناسب، نوع نشستن و توجه به سلامت چشمان و گردن هنگام کار با رایانه از جمله موارد مهم مربوط به سلامتی هستند.

حفظ تعادل میان کار و زندگی

• نیاز است این مفهوم در هر سازمانی نهادینه شود که کارکنان، یک زندگی هم در خارج از محیط کار دارند و تعادل میان این دو باید حفظ شود. سازمان‌ها با درک مشکلات زندگی کارکنان، همکاری با آن‌ها در موارد ضروری، توجه به مرخصی‌ها و هرآنچه که به ارتقا کیفیت زندگی کارکنان کمک کند، می‌توانند در جهت افزایش بهره وری قدم بردارند.

گنجاندن تشویق در برنامه های اصلی

• برای تقدیر از خدمات مهمی که کارکنان انجام می‌دهند، سازمان‌ها می‌توانند از مشوق‌هایی استفاده کنند که می‌توانند مالی نباشند. ارتقا شغلی، تقدیر رسمی، دادن مرخصی‌های بیشتر و غیره از آن جمله هستند.